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Vendor Red Flags — What to Avoid

Purpose: Protect Sarah from bad vendor relationships Use: Read before signing any engagement letter

Universal red flags (all vendor types)

Red flag	Why it's bad	Action
No da precio fijo	Costos impredecibles, risk de sobrecargos	Pedir fee por escrito antes de comprometerse
No tiene referencias	Inexperto o mala reputación	Buscar en Google/LinkedIn o rechazar
Pide pago anticipado total	Posible scam	Solo 50% anticipado, 50% al recibir servicio
No firma contrato	Sin protección legal	Insistir en contrato escrito siempre
Responde lento (>48h)	Mal servicio a futuro	Probar con otro vendor
Cambia términos sin avisar	Inestabilidad	Cláusula de aviso previo (30 días)
No tiene experiencia en categoría	Va a cometer errores	Buscar uno con experiencia específica
Habla mal de competidores	Desconfianza	Red flag de profesionalismo
No quiere dar factura	Evadiendo impuestos	No contratar
Cambia de precio según cliente	No es serio	Buscar transparencia
Pide 100% anticipado sin garantía	Riesgo alto	Solo 50/50
No tiene oficina / solo WhatsApp	No establecido	Verificar dirección física

Despachante-specific red flags

Red flag	Why	Action
No puede explicar el proceso DINAVISA NSO	Inexperto en cosméticos	Buscar otro
Cobra fee "por resultado" (% del valor)	Caro + impredecible	Prefiere fee fijo
No tiene seguro de errores	Si comete error, Sarah asume todo	Pedir póliza de responsabilidad
No puede dar referencias de otros importadores	Inexperto	Buscar otro
Pide todo anticipado para iniciar trámite	Estafa o inexperiencia	Solo pagar por milestone

Contador-specific red flags

Red flag	Why	Action
No conoce RUC amendments	No puede ayudar con la ampliación	Buscar uno con experiencia
No puede dar fee mensual fijo	Costos impredecibles	Prefiere precio fijo mensual
No maneja soft facturación	Sarah no puede facturar legalmente	Crítico, buscar otro
No responde WhatsApp	Mal servicio	Probar otro
No puede emitir factura de inmediato	Sarah no puede cobrar a clientes	Crítico

Imprentas-specific red flags

Red flag	Why	Action
No acepta pedidos chicos (MOQ alto)	Sarah no puede comprar poco	Buscar imprenta flexible
Tiempo de entrega "1 semana" pero demora 3+	Mala gestión	Buscar otra
Calidad baja en muestras	Producto final será igual	Buscar otra
No acepta cambios de diseño	Sarah no puede iterar	Buscar colaborativa
No maneja factura	Sarah no puede contabilizar	Crítico

Couriers-specific red flags

Red flag	Why	Action
No tracking online	Sarah no sabe dónde está el envío	Crítico
No aseguran envíos	Si se pierde, Sarah pierde todo	Buscar con seguro
Plazos vagos	Mala planificación para clientes	Buscar con plazos claros
Demoran mucho en Asunción	Cliente PY espera 24-48h	Buscar otro
No entregan en domicilio	Limitado para clientes que trabajan	Buscar con entrega flexible

When to FIRE a vendor (not just stop hiring)

Trigger	Why
Misses 3 SLAs in a row	Signal de systemic problem
Hides costs / surprise fees	Brecha de confianza
Customer complaints about them	Sarah's brand at risk
Doesn't communicate proactively	Bad service pattern
Can't scale with Sarah's growth	Will hold back business
Reveals customer data to competitors	Legal + reputation risk

How to fire a vendor professionally

"Gracias por tu servicio estos últimos [meses]. Después de revisarlo, 
estoy reorganizando mi estructura de vendors y necesito reducir el 
número de proveedores. Te aviso 30 días antes para que tengas 
tiempo de cerrar los temas pendientes.

Agradezco tu trabajo. Buena suerte en tus próximos proyectos.

[Tu nombre]"

When to renegotiate (vs fire)

Trigger	Why renegotiate	How
Fee increase request	Market shift	Ask for justification; compare to other quotes
Service quality slip	Workload changes	Document issues, ask for fix timeline
Scope creep	Project evolves	Renegotiate scope explicitly
Vendor in financial trouble	Stability	Offer larger commitment for discount

Last updated: June 26, 2026