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Sarah's Vendor Conversation Question Pack
Date: June 26, 2026 Purpose: 50+ specific questions to ask each vendor type during the first contact Use: Print this, bring to vendor meetings, fill in answers in this doc
Why this matters: Sarah has never run a vendor negotiation. Walking in with the right questions turns her from a passive customer into an informed buyer. Better answers = better decisions.
Q1-10: Questions for Sexitive AR gerente (Q5 PDF + Q6 DINAPI + Q8 MERCOSUR)
Channel: WhatsApp or email Format: All in Spanish, single message, numbered for easy reply
Hola [gerente],
Te hago unas preguntas finales antes de hacer mi primer pedido formal:
PRECIO Y MOQ:
1. ¿Cuál es el precio Distribuidor Mayorista actual por SKU para
los 3 SKUs del lanzamiento (Bitchie 20ml, XXX For Her 15ml,
Wet Anal 75ml)?
2. ¿Y para los otros 155 SKUs del catálogo? (PDF mayorista completo)
3. ¿Cuál es el MOQ (mínimo de compra) por SKU?
4. ¿Hay descuento por volumen? ¿A partir de cuántas unidades?
5. ¿Cuál es el plazo de entrega desde pedido hasta despacho en AR?
PAGO Y LOGÍSTICA:
6. ¿Cuál es la forma de pago preferida? (¿Transferencia AR?
¿USD? ¿Peso argentino?)
7. ¿Puedo pagar en cuotas? ¿O solo anticipado?
8. ¿Manejan envío internacional a Paraguay (courier/marítimo)?
¿O tengo que coordinar yo el transporte?
9. Si manejo yo el transporte, ¿qué documentación me dan?
(factura comercial, packing list, certificado de origen)
CERTIFICADO DE ORIGEN MERCOSUR:
10. ¿Pueden emitir Certificado de Origen MERCOSUR para mis envíos
a Paraguay? ¿Tiene costo adicional?
Gracias!
Sarah
Expected response time: 2-5 days Critical answer: Q1-Q2 (real prices) — replaces all our estimates
Q11-20: Questions for Despachante (3 candidates)
Channel: Phone first, then in-person meeting Format: Print this, take notes during meeting
During phone call (5 min)
1. ¿Cuántos embarques de cosméticos AR→PY ha procesado en los últimos
12 meses?
2. ¿Ha tramitado DINAVISA NSO antes? ¿Para cuántos SKUs?
3. ¿Cuál es su fee structure? (¿Por embarque? ¿% del valor?
¿Retainer mensual?)
4. ¿Cuál es el plazo típico desde que Aduana recibe el envío
hasta que llega a mi depósito?
5. ¿Puedo referirme con otro importador de cosméticos?
During in-person meeting (30 min)
6. ¿Trabaja con importadores pequeños (90 unidades por envío) o
solo con grandes?
7. ¿Maneja el Certificado de Origen MERCOSUR?
8. ¿Necesito contratarle solo para DINAVISA + despacho, o también
para la presentación mensual de IVA?
9. ¿Qué pasa si Aduana retiene un embarque? (¿Cómo lo libera?
¿Cuánto cuesta? ¿Cuánto tarda?)
10. ¿Cuál es su fee total para un embarque tipo "30 unidades de
Bitchie + 30 unidades de XXX + 30 unidades de Wet Anal"?
Red flags to listen for: - ❌ "Depende" sin dar números concretos - ❌ No puede dar referencias - ❌ Nunca tramitó DINAVISA NSO - ❌ Solo acepta retainer mensual (mínimo Gs 1M+)
Q21-30: Questions for Contador (3 candidates)
During phone call (5 min)
1. ¿Cuántos clientes de e-commerce con RUC tenés actualmente?
2. ¿Has manejado RUC amendments para agregar actividad de cosméticos?
3. ¿Cuál es tu fee mensual? (¿Incluye IVA + IRP + facturación?)
4. ¿Manejas soft facturación? ¿Tienes sistema integrado?
5. ¿Puedes ayudarme con la habilitación municipal en Asunción?
During in-person meeting (30 min)
6. ¿Tienes experiencia con importadores? (¿Conoces DINAVISA
registration?)
7. ¿Puedes emitir facturas a mi nombre el mismo día que te pido?
8. ¿Qué pasa si SET me audita? (¿Cómo me representás?)
9. ¿Tu fee incluye el tiempo de respuesta a consultas vía WhatsApp?
10. ¿Trabajas con emprendedores / PYMEs, o solo con empresas grandes?
Red flags: - ❌ No puede responder sobre RUC amendments - ❌ No conoce e-commerce - ❌ Solo trabaja con empresas grandes (fee >Gs 1M/mes)
Q31-40: Questions for Imprentas (3 candidates)
During phone/WhatsApp
1. ¿Pueden imprimir stickers bilingües (ES) sobre producto?
(¿Sobre empaque original o como sticker aparte?)
2. ¿Cuál es el MOQ para cajas personalizadas?
3. ¿Cuál es el plazo de entrega para 200 cajas + 500 stickers +
200 tarjetas de agradecimiento?
4. ¿Pueden ayudar con diseño o solo impresión?
5. ¿Cuál es el costo total para mi pedido de lanzamiento?
During in-person visit (carry samples)
6. ¿Pueden mostrarme muestras de cajas genéricas marrón?
7. ¿Qué calibre de cartón usan? (¿Resistente a envío nacional?)
8. ¿Pueden laminar las tarjetas de agradecimiento en mate?
9. ¿Tienen experiencia con empaque de productos íntimos / discretos?
10. Si pido 200 unidades, ¿hay descuento por cantidad?
Specific products needed:
| Producto | Spec | MOQ | Target budget |
|---|---|---|---|
| Caja genérica marrón | 20×15×10 cm, sin impresión | 100 | Gs 200K |
| Sticker bilingüe | 6×4 cm, full color, autoadhesivo | 500 | Gs 150K |
| Tarjeta agradecimiento | 8.5×5 cm, full color 2 lados, laminada mate | 100 | Gs 150K |
| Tissue paper negro | 50×75 cm | 500 | Gs 50K |
| Total estimado | Gs 550K |
Q41-45: Questions for Couriers (AEX, Mirtrans, Delpa)
During WhatsApp/phone
1. ¿Cuánto cobran de Asunción a [destino] para un paquete de [peso]?
2. ¿Tienen tracking? ¿Online?
3. ¿Cuánto tarda?
4. ¿Cubren pérdida/daño? (¿Cuál es el límite?)
5. ¿Pueden dejar en domicilio sin que esté Sarah?
(¿O solo entregan a titular?)
Specific routes to ask:
| From | To | Weight | Use case |
|---|---|---|---|
| Asunción | Asunción | 500g | Local delivery |
| Asunción | CDE | 500g-1kg | Regional delivery |
| Asunción | Encarnación | 500g-1kg | Regional delivery |
| Asunción | Pedro Juan Caballero | 500g-1kg | Border city |
| Asunción | Interior (other) | 500g-1kg | National |
Q46-50: Questions for AEX/Mirtrans (B2B wholesale shippers)
If Sarah starts B2B wholesale, the order size changes:
1. ¿Tienen tarifa especial para envíos frecuentes (B2B) a la
misma ciudad?
2. ¿Pueden consolidar envíos (varios pedidos en 1 paquete)?
3. ¿Cuál es el costo por envío B2B (5-10kg)?
4. ¿Ofrecen facturación semanal/mensual?
5. ¿Tienen representante comercial en Asunción?
Questions for Sarah to ask HERSELF (before any vendor meeting)
These are pre-vendor-meeting reflection questions Sarah should think through:
- ¿Qué necesito específicamente? (corto plazo vs largo plazo)
- ¿Cuánto puedo gastar mensualmente en vendor fees? (Gs 200-500K?)
- ¿Necesito velocidad (rápido) o calidad (mejor)?
- ¿Prefiero un vendor grande (estable, caro) o uno pequeño
(flexible, barato)?
- ¿Necesito idioma español o bilingüe?
- ¿Prefiero persona de contacto fija o rotación?
- ¿Necesito soporte en WhatsApp o solo email/oficial?
Questions to keep asking (post-engagement)
After Sarah has engaged 1-2 vendors per category, these questions become relevant:
- ¿Hay algún cambio de fee si contrato por 6 meses vs mes a mes?
- ¿Puedo pagar en cuotas (si la factura es >Gs 1M)?
- ¿Tienen referidos? (Otros clientes que pueda contactar)
- ¿Cuál es su SLA para respuesta a WhatsApp?
- ¿Hay fee extra por "urgente"?
- ¿Puedo cancelar en cualquier momento?
Red flags across all vendors
| Red flag | Why | Action |
|---|---|---|
| No da precio fijo | Riesgo de costos impredecibles | Pedir fee por escrito |
| No tiene referencias | Puede ser inexperto o tener mala reputación | Buscar en Google/LinkedIn |
| Pide pago anticipado total antes de hacer nada | Posible scam | Pagar 50% anticipado, 50% al recibir servicio |
| No firma contrato | Sin protección legal | Siempre contrato escrito |
| Responde lento (más de 48h) | Mal servicio a futuro | Probar con otro vendor |
| Cambia términos sin avisar | Inestabilidad | Cláusula de aviso previo en contrato |
| No tiene experiencia en categoría | Cometirá errores | Buscar uno con experiencia |
How to score vendor candidates
Score each vendor 1-10 on:
| Criterion | Weight | Vendor A | Vendor B | Vendor C |
|---|---|---|---|---|
| Fee (lower = better) | 25% | |||
| Experiencia en categoría | 20% | |||
| References verificables | 15% | |||
| Communication speed | 15% | |||
| Flexibilidad (cancellation, terms) | 10% | |||
| Local presence (Asunción) | 10% | |||
| Confianza personal / chemistry | 5% | |||
| TOTAL | 100% |
Choose the highest scorer (usually close scores — go with gut feel).
After vendor selection
Then:
1. Sign engagement letter (per py-vendor-shortlist.md template)
2. Pay first month/deposit
3. Test with small task first (e.g., 1 DINAVISA filing, 1 RUC amendment)
4. If pass: continue. If fail: pivot.
5. Update this doc with answers + decision
What Sarah does NOT do at vendor meetings
- ❌ Don't sign contract on first meeting (always take it home)
- ❌ Don't pay full upfront (always 50/50 milestone)
- ❌ Don't commit to long-term without testing first
- ❌ Don't accept "we'll figure it out" without specifics
- ❌ Don't bring emotional decisions (Sarah is running a business)
Last updated: June 26, 2026 — Session 13
Companion: asuncion-despachante-shortlist-with-real-candidates.md